○菊池広域連合文書規程
平成20年2月12日
訓令甲第1号
菊池広域連合文書規程(平成10年菊池広域連合規程第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、菊池広域連合(以下「広域連合」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(1) 課等 菊池広域連合事務局設置に関する条例(平成10年菊池広域連合条例第3号)第2条に規定する課、菊池広域連合消防本部の組織及び運営に関する規則(平成17年菊池広域連合規則第7号)第2条に規定する課、菊池広域連合消防本部及び消防署設置条例(平成17年菊池広域連合条例第15号)第4条に規定する消防署、広域連合議会書記、広域連合選挙管理委員会書記及び広域連合監査委員書記をいう。
(2) 行政委員会 広域連合選挙管理委員会及び広域連合監査委員をいう。
(3) 文書 広域連合において受領し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(4) 行政文書 広域連合の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、広域連合の職員が組織的に用いるものとして広域連合が保有しているものをいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(5) 公文書 広域連合において職務上作成するすべての文書をいう。
(6) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適正な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書の集合物(単独で管理することが適当な行政文書を含む。)をいう。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
イ 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
ロ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
イ 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
ロ 公告 告示以外で一般の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
イ 訓令 広域連合長又は消防長が所属の機関又は職員に対して指揮命令するものをいう。
ロ 達 広域連合長又は消防長が、特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消等の処分をするものをいう。
ハ 指令 広域連合長又は消防長が、特定の個人、法人又は団体の申請又は願い出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
イ 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。
ロ 依命通達 広域連合長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が広域連合長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第4条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰文、儀式文その他広域連合長が縦書きを適当と認めたもの
2 公文書の書式は、広域連合長が定める。
(事務局総務課長の職務)
第5条 事務局総務課長は、広域連合における文書事務を総括し、この規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう、常に、その指導、改善に努めなければならない。
2 事務局総務課長は、前項の指導、改善のために必要であると認めるときは、課等の長が所管する部署の文書事務について調査することができる。
3 課等の長は、所管する部署における文書事務を総括し、当該文書事務が、この規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう努めなければならない。
(文書取扱主任等)
第6条 課等に文書取扱主任及び文書取扱担当者各1名を置く。
2 文書取扱主任は、課長補佐、主幹又は係長の職にある者のうちから、文書取扱担当者は、参事又は主事の職にある者のうちから課等の長が指定する。
3 課等の長は、前項の規定により文書取扱主任を指定したときは、直ちにその職名及び氏名を事務局総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任等の職務)
第7条 文書取扱主任は、上司の命を受けて、その課等における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書事務の審査に関すること。
(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(4) 文書の整理、保管等に関すること。
(5) 保存文書の引継ぎに関すること。
(6) その他文書の取扱いに関すること。
2 文書取扱担当者は、文書取扱主任の職務を補助するとともに、文書取扱主任が不在のときは、前項各号に掲げる事務を処理する。
(公文書の記号及び番号)
第8条 次に掲げる公文書には、それぞれ当該各号に定めるところより記号及び番号を付さなければならない。ただし、公告、往復文等で記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。
(1) 条例、規則、告示及び公告 広域連合名を冠し、別記第1号様式による事務局総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿若しくは公告番号簿又は消防本部総務課に備付けの公告番号簿により番号を付ける。
(2) 訓令 広域連合名を冠し、事務局総務課又は消防本部総務課備付けの訓令番号簿(別記第1号の2様式)により番号を付ける。
(3) 達 広域連合名を冠し、事務局総務課又は消防本部総務課備付けの達番号簿(別記第2号様式)により番号を付ける。
(4) 指令 広域連合名を冠し、事務局総務課又は消防本部総務課備付けの指令番号簿(別記第3号様式)により番号を付ける。
3 第1項各号に掲げる公文書以外の公文書で記号及び番号を付ける必要があるものは、あらかじめ広域連合長の承認を得て、課等備付けの番号簿によって記号及び番号を付けることができる。
4 指令又は往復文で特に必要があるものは、前項の規定に準じて、記号及び番号を付けることができる。
(公文書の記名)
第9条 外部に対する公文書の記名は、原則として広域連合長名(法令の規定に基づき広域連合名を用いるものとされているものについては広域連合名)を用いるものとし、通達文、往復文等で軽易なものについては、事務局長名又は消防長名を用いることができる。ただし、往復文等で特に軽易なものについては課等の長名を用いることができる。
(文書の受領)
第10条 広域連合に到達した文書は、事務局総務課(各課等に直接到達した文書にあっては、当該課等。以下この項において同じ。)において受領するものとする。ただし、事務局総務課で受付けることが適当でない場合は、その旨を記載した文書を付けて転送又は返送の手続をしなければならない。
2 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。
2 事務局総務課長は、文書が2以上の課等に関連するものであるときは、その関係の最も深い課等に配布しなければならない。
3 文書取扱主任は、配布を受けた文書が、その課等の所管に属しないときは、直ちに事務局総務課に回付しなければならない。
5 文書取扱主任は、第1項の規定により配布を受けた文書を、直ちに主管係長又は主管係長を経て主務者に交付しなければならない。
(処理方法)
第12条 主管係長又は主務者は、前条第5項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。ただし、重要な文書又は上司の指示を受けて処理することが適当と認められる文書は、直ちに上司の閲覧又は指示を受けなければならない。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(例文の設定)
第14条 例文を設定する必要があるときは、課等の長は、あらかじめ事務局総務課長と協議して定めることができる。
(起案の方法)
第15条 文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明りょうであるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次の各号によらなければならない。
(1) 漢字は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、仮名遣いは現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名は送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(2) 訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印すること。
(3) 公文書の書式が定められているものは、これによること。
(4) 必要により簡単な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。
(5) 電報案は、特に簡明にし、略号又は符号のあるものはこれを用い、案文に振り仮名及び余白に総字数を記載すること。
(6) 前各号に定めるもののほか、事務局総務課長が特に必要と認めて指示した事項
(1) 公報に登載するもの「公報搭載」
(2) 例規とするもの「例規」
(3) 公印を省略するもの「公印省略」
(4) 新聞に掲載するもの「新聞掲載」
(5) テレビ、ラジオ放送するもの「放送」
(6) 秘密を要するもの「秘」
(7) 書留郵便物とするもの「書留」
(8) 速達郵便物とするもの「速達」
(9) 電報とするもの「電報」
(10) その他特殊郵便物とするもの「配達証明」・「内容証明」等
(11) 例文を設定しているもの「例文設定」
(12) 急施を要するもの「至急」
(1) 広域連合長の決裁を要するもの「甲」
(2) 事務局長又は消防長限りで決裁するもの「乙」
(3) 課等の長限りで決裁するもの「丙」
(回議)
第18条 回議案は、関係課等員に回議した後、起案者又は内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。
(合議)
第19条 他の課等に関係のある回議案は、主管課等の長に回議した後、関係課等の長に合議しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第20条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは朱書し、訂正者は、訂正箇所に認印を押さなければならない。
(合議における調整)
第21条 前条の規定により合議を受けた課等において訂正するときは、主管課等に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第22条 回議又は合議を受けた事項について、代決した場合は、代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りではない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続き)
第23条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。
(再回)
第24条 合議を受けた課等において、再度その結果を知る必要があるときは、起案用紙の合議欄に「再回」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により再回を要する文書は、決裁後、当該合議をした課等に回覧しなければならない。
(廃案等)
第25条 回議案が、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」若しくは「要旨変更」と朱書し、かつ、回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。
2 回議案について、決裁後その施行前に、廃案又は要旨の変更の必要を生じたときは、起案者は次の各号により処理しなければならない。
(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案とする伺いを新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となった回議案に「廃案」と朱書して関係文書とともに保存する。
(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺いを新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行する。
(文書の審査及び決裁日付印)
第26条 回議案は、主管課等の長に回議し、かつ、関係課等の長に合議した後、事務局総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。ただし、次に掲げる回議案にあっては、当該課等の文書取扱主任の審査で足りるものとする。
(1) 当該課等以外に秘密とする必要がある回議案
(2) 第9条ただし書の回議案(広域連合長、事務局長決裁の回議案を除く。)
(3) 内部文その他事務局総務課長が審査の必要がないと認めた回議案
(番号の記入)
第27条 決裁文書には、第8条の規定により番号を記入しなければならない。
(浄書)
第28条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課等において浄書及び校合をしなければならない。
(公印の押印)
第29条 浄書した文書には、菊池広域連合公印規程(平成10年菊池広域連合規程第3号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び軽易な文書で別に定めるものについては、この限りでない。
2 公印の使用に当たっては、公印の管守者の承認を受けなければならない。この場合において、公印の管守者は、浄書した文書と決裁文書とを対照して審査しなければならない。
(発送文書の取扱い)
第30条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、事務局総務課、消防本部総務課及び各消防署備付けの文書収発簿に所要事項を記載し、発送しなければならない。
2 課等の長は、前条第1項ただし書の文書のうち、緊急性等を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリにより送信することができるものとする。この場合において、当該送信する決裁文書の「ファクシミリ扱い」欄に丸囲みをするものとする。
3 課等の長は、前条第1項ただし書の文書のうち、公印を押印しない文書については、電子メールにより送信することができるものとする。この場合において、当該送信する決裁文書の「電子メール扱い」欄に丸囲みをするものとする。
(1) 議案文の決裁文書 主管課等において議案原稿を作成して、決裁文書とともに事務局総務課長に送付するものとする。
(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 主管課等において浄書した条例案又は規則案に署名用紙(別記第13号様式)を添付して、広域連合長の署名を受けた後、当該署名を受けた条例又は規則は、事務局総務課長に送付するものとする。
(未完結文書の調査)
第33条 課等の長は、必要があると認めるときは、文書取扱主任に、文書収発簿により未完結文書を調査させるものとする。この場合において、文書取扱主任は、速やかにその結果を未完結文書調査表(別記第14号様式)により課等の長に報告しなければならない。
2 課等の長は、前項の報告を受けたときは、直ちに主管係長に、その処理方針を指示しなければならない。
3 事務局総務課長は、必要があると認めるときは、随時、未完結文書の調査をすることができる。
(未完結文書の整理)
第34条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。
(行政文書の分類及び編さん)
第35条 文書保管保存分類の基準は、別表第2に定める区分の基準に従い、別に定めるものとする。
2 前項の文書保管保存分類の基準は、必要と認める場合は、その改定を行うものとする。
3 課等の長は、文書取扱主任に、完結した行政文書を次により簿冊に編さんさせなければならない。ただし、電磁的記録は、その性質に応じて簿冊に編さんさせるものとする。
(1) 別に定める文書保管保存分類の基準及び次条に定める保存期限に従い編さんし、かつ、事務局総務課長が特に認める行政文書又は文書保管保存分類の基準に特に定められた行政文書を除いて会計年度別に編さんすること。
(2) 簿冊の厚さは、10センチメートルを基準とし、これにより難いものについては、必要に応じて編さんすること。
(3) 施行年月日の順に編さんすること。
4 前項の規定にかかわらず、電子簿冊(電子文書のみで構成される簿冊をいう。以下同じ。)については、この限りでない。
(1) 第1種 11年以上保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 保存期限は、処理完結の翌年度の6月1日から起算する。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 菊池広域連合情報公開条例(平成18年菊池広域連合条例第11号)第6条の開示請求があったもの 同条例第11条第1項又は第2項の決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 菊池広域連合個人情報保護条例(平成18年菊池広域連合条例第12号)第14条の開示請求又は第23条の訂正請求があったもの 同条例第18条第1項若しくは第2項又は第24条第1項の決定の日の翌日から起算して1年間
4 課等の長は、保存期限が満了した行政文書について職務の遂行上必要があると認めるときは、事務局総務課長と協議のうえ、保存期限を変更することができる。
(保存方法)
第37条 行政文書の保存に当たっては、必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方法を採用するものとする。
(保存文書の管守)
第39条 事務局総務課長は、前条の規定により引き継いだ簿冊を、文書倉庫に所定期間保存し、管守しなければならない。
2 課等の長は、保管している行政文書を、組織として管理が適正に行い得る専用の場所において適正に保管しなければならない。
3 課等の長は、保管している重要な行政文書について、火災、盗難等の予防措置を講じなければならない。
(保存文書の借覧)
第40条 文書倉庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿(別記第20号様式)に所要事項を記載し、事務局総務課長の承認を受けなければならない。
2 借覧期間は7日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、事務局総務課長の承認を得て1月以内に限り借覧することができる。
3 借覧文書は、期間内であっても事務局総務課長から返還の請求があったときは、直ちに返還しなければならない。
第41条 借覧した保存文書は、他人に転貸し、抜き取り、取り替え、又は訂正してはならない。
2 借覧した保存文書を破損し、又は亡失したときは、直ちに事務局総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。
3 借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、事務局総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(簿冊の廃棄)
第42条 課等の長は、保存期間が満了した簿冊について、保存期間が満了した年の8月31日までに廃棄文書一覧表(別記第21号様式)を作成し、その簿冊の目次を付して、事務局総務課長に提出しなければならない。
2 課等の長は、前項の簿冊を廃棄するときは、当該簿冊の文書中印章等移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものを抹消し、又は裁断したうえ、処分しなければならない。
3 課等の長は、特別な理由がある場合は、廃棄する簿冊の名称、当該特別の理由及び廃棄する年月日について事務局総務課長の承認を得て、保存期間が満了する前に簿冊を廃棄することができる。
(勤務時間外の文書の取扱い)
第43条 勤務時間外における文書の受領については、菊池広域連合職員服務規程(平成10年菊池広域連合規程第5号)の定めるところによる。
(準用)
第44条 前条までの規定は、広域連合議会及び行政委員会に準用する。
2 前項の場合において、広域連合議会にあっては、「広域連合」を「広域連合議会」と、「広域連合長」を「広域連合議会議長」と読み替えるものとする。
3 第1項の場合において、行政委員会にあっては、「広域連合」を「行政委員会」と、「広域連合長」を「行政委員会を代表する者」と読み替えるものとする。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に改正前の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、改正後の規程の相当規定に基づいてなされた処分、手続その他行為とみなす。
附則(平成28年訓令第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年訓令第1号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第2号)
(施行期日)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第8号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第24号)
この訓令は、令和6年2月1日から施行する。
別表第1(第8条関係)
事務局総務課 総
事務局環境衛生課 衛
事務局環境施設課 施
事務局福祉課 福
消防本部総務課 消総
消防本部予防課 消予
消防本部警防課 消警
消防本部通信指令課 消通
南消防署 南
北消防署 北
西消防署 西
桜消防署 桜
議会 議
選挙管理委員会 選
監査委員 監
別表第2(第35条、第36条関係)
文書の保存期間区分
第1種(11年以上保存)
1 条例、規則その他例規に関するもの
2 重要なる訓令、告示、指令、達及び通達に関する重要なもの
3 議会の会議録、議決書等に関するもの
4 訴訟、訴願、和解及び審査請求に関する重要なもの
5 公有財産の設置、管理及び処分に関するもの
6 原簿及び台帳等の簿冊で特に重要なもの
7 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書
8 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
9 印鑑に関するもの
10 認可、許可及び契約に関する重要なもの
11 その他10年を超えて保存の必要なもの
第2種(10年保存)
1 議会に関する重要なもの
2 財務に関する重要なもの
3 給与に関するもの
4 職員の身分及び服務に関するもの
5 工事又は物品等に関する契約で重要なもの
6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
7 原簿、台帳等で重要なもの
8 金銭出納に関するもの
9 その他5年を超えて保存の必要なもの
第3種(5年保存)
1 議会に関するもの
2 財務に必要なもの
3 原簿、台帳等
4 重要及び秘文書の受発に関するもの
5 工事又は物品の契約に関するもの
6 調査、統計、報告等に関するもの
7 職員の身分及び服務に関する軽易なもの
8 その他3年を超えて保存の必要なもの
第4種(3年保存)
1 文書の受付発送及び処置に関するもの
2 職員の勤務に関するもの
3 照会、回答その他往復文書の軽易なもの
4 調査、統計及び報告で軽易なもの
5 消耗品等の受渡に関するもの
6 その他1年を超えて保存の必要なもの
第5種(1年保存)
1 職員の欠勤、遅刻、早退、休暇等の届出に関するもの
2 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
3 処理の終った一時限りの願書及びこれに関するもの
4 その他1年を超えて保存の必要を認めないもの
